¿Qué es un software de gestión? Esta debe ser la primera pregunta que nos debemos hacer. No hay que olvidar que, como nos comentan los profesionales de programesdegestio.cat, un software de gestión es una herramienta o programa que te ayudará con la gestión de la empresa, donde no es preciso que sea una herramienta de gran potencia, puesto que con una tabla o PDF pueden valer también para hacer esta clase de función.
¿Para qué vale un software de gestión?
- Almacenamiento de la información de la empresa
- Generación de la documentación
- Cumplimiento de los requerimientos legales
- Conocimientos de las tareas pendientes
- Organización, planificación y delegación de las tareas y muchas otras más.
¿Qué clases de herramientas existen?
Como hemos dicho antes, una herramienta de gestión puede ir desde un catálogo o un Excel hasta programas de mayor complejidad.
Por lo tanto, cuando se habla de un software de este tipo, no hay una sola clase de herramienta, debiendo distinguirse entre:
Generalista vs. Vertical
Este software si es genérico, se enfoca a una serie de laborales más habituales para la mayoría de compañías. En el caso del vertical será el que se adapte a las necesidades de los sectores en concreto.
De compra vs. De alquiler
Es el que, una vez se compra, va a ser tuyo, pudiendo trabajar con él, y un software de alquiler o como servicio va a funcionar como si de una suscripción se tratase y en cuanto se deja de pagar, no se puede usar.
En la nube vs. On premise
El de gestión den la nube estará alojado en servidores de carácter externo y con él se puede trabajar en cualquier sitio, siempre que haya conexión a la red. En el caso del On premise, lo que ocurre es que se aloja en un ordenador de tus instalaciones.
Estándar vs. A medida
El habitual, también llamado estándar está regido en base a unas normas generales y todos los que lo usan cuentan con idénticas funcionalidades. El a medida, se hace dependiendo de las necesidades que tenga el cliente.
Antes de que se elija un software de gestión, es necesario saber que en un software estándar habrá dos tipos:
El software rígido, no te va a permitir que añadas funciones en concreto para el negocio. En el caso del personalizable, partirá de una base estándar y se puede adaptar a la forma de poder trabajar que tengan tu empresa.
Propietario vs. Libre
Esta más asociado con los temas de licencias, distinguiendo entre el software de los propietario y el libre. Uno pertenecerá a la empresa y, para usarlo, es necesario adquirir una licencia de uso, en el caso del segundo, es uno gratuito que se puede comprar sin que sea necesario adquirir licencia alguna.
Las diferencias entre CRM vs ERP vs MRP
Todo va a depender de lo que desees hacer con este tipo de software de gestión. Vamos a ver las diferencias entre uno y otro.
CRM (Customer Resource Management)
Software que se enfoca a la gestión del cliente de tono más comercial, con quién se ha contactado, con quién no, las oportunidades que se tienen o a quién se le ha enviado un presupuesto.
ERP (Enterprise Resource Planning)
El software que quiere ir más lejos de la propia fase de venta, vale para la gestión integral, facturación, compras, ventajas, stocks y demás.
MRP (Manufacturing Resource Planning)
Es un software que está enfocado a la fabricación. Se usa para gestionar materiales, mano de obra, mantenimiento y demás,
¿Cómo elegir el software de gestión que necesita mi empresa?
Lo primero es pensar que no existe una solución única para todas las compañías.
Antes de elegir, es necesario que se hagan una serie de preguntas, como qué problemas hay que solucionar, si se va a necesitar una única herramienta o varias, o qué departamentos utilizaran el software.
De cara a responder a este tipo de preguntas, es necesario valorar una serie de opciones, así como pedir demostraciones, puesto que un software de gestión es una de esas inversiones a largo plazo, en la que debemos asegurarnos que se cumplen las distintas necesidades que tenga el negocio.
Además, siempre hay que pensar en que la elección de un software de gestión no deja de ser como un matrimonio.
Hablamos de una decisión a largo plazo que es posible revertirla, pero el cambiar suele costar dinero, por lo que es mejor tomarse su tiempo y valorar las opciones. Desde aquí os deseamos suerte en la elección. Así que ya sabes, ahora te toca elegir.
