Abrir un negocio es una de las opciones elegidas por muchas emprendedoras. Una apasionante aventura con la que puedes ganar libertad financiera y trabajar haciendo lo que te gusta sin tener ningún jefe por encima. Ahora bien, antes de poner en marcha el proyecto, debes dar una serie de pasos previos. Te los comentamos a continuación.
Internet ha diversificado los modelos de negocio que existen. Al clásico establecimiento a pie de calle se le han sumado los negocios online y las asesorías a distancia. Nos vamos a centrar en la primera opción. La de toda la vida. Ya que los modelos nuevos presentan particularidades significativas.
En mi experiencia como emprendedor y autónomo he comprobado que la idea inicial que se tiene de un negocio no se corresponde al 100% con la evolución que experimenta en los hechos.
La emprendedora o emprendedor pone en marcha un proyecto, ilusionado con la idea de que va a ser un éxito. Lleva tiempo cociéndolo en su cabeza. Cuando lo pone en marcha se da cuenta que no coincide por completo con los productos o servicios que demandan sus posibles clientes.
En ocasiones los prospectos-clientes no entienden la idea de negocio, o simplemente solicitan otros servicios parecidos que se corresponden con sus necesidades y que el emprendedor puede llevar a cabo. No es recomendable despreciarlo. Pierdes una entrada de dinero que es crucial, sobre todo, cuando estás empezando, y alejas clientes a los que en un futuro les puedes ofrecer esos servicios que deseas prestar.
En el mundo del emprendimiento hay que ser flexible. Fluir con las oportunidades. Sin perder nunca el centro y la esencia de tu propuesta inicial.
Esto se irá dando de una manera concreta a lo largo de la vida del negocio. Pero empecemos desde el principio. No nos adelantemos a los acontecimientos. Estos son los pasos que debes dar antes de abrir las puertas.
Plan de negocio.
Este es el paso cero, pero por desgracia muchos emprendedores no le damos la importancia que se merece. En los emprendimientos no debemos dejarnos llevar por las intuiciones. Debemos comprobar, con números, que el proyecto que queremos emprender es viable y rentable. Para ponerlo en marcha es probable que nos estemos jugando nuestros ahorros, o que hayamos tenido que buscar una financiación externa con la que nos hemos endeudado antes de iniciar la actividad.
Lo más preocupante es que si nuestra idea de negocio falla, ponemos en riesgo nuestra fuente de ingresos y nuestro modo de vida. Por desgracia he visto muchos proyectos que han fracasado porque no tenían trabajado lo suficiente el plan de negocio.
La revista digital Empresa Actual subraya que el plan de negocio debe comenzar por una investigación rigurosa y objetiva del producto y del mercado. El emprendedor debe tener claro qué productos o servicios vende y que problemas resuelve. Debe tener identificado al comprador tipo. ¿Este comprador es consciente del problema que resuelve tu oferta?, ¿qué necesidad tiene?, ¿te buscará para que se lo vendas o debes convencerle?
También tienes que estudiar el mercado. ¿Qué beneficio reporta esta actividad? ¿Qué competencia tienes? ¿Qué te hace diferente a tus competidores?
Y por supuesto, con los números en la mano, con una previsión que se aproxime lo máximo posible a la realidad, debes contemplar los gastos que vas a tener, las posibles fuentes de financiación y el beneficio neto.
Alta en Hacienda y en la Seguridad Social.
Por supuesto, quieres que tu negocio sea legal y por tanto deberás darte de alta en Hacienda y en la Seguridad Social.
El primer paso que tienes que dar es inscribirte en Hacienda en el I.A.E. (Impuestos de Actividades Económicas), en el epígrafe que se corresponda con tu actividad. Esta inscripción determinará en gran medida la relación que establecerás con el fisco. Por ejemplo, dependiendo del epígrafe, podrás tributar por módulos (con unos pagos fijos preestablecidos) o por estimación directa (aportando las facturas pagadas y emitidas).
A continuación debes darte de alta en la Seguridad Social en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos. Si es la primera vez que lo haces o han pasado más de 2 años desde que te diste de baja como autónomo, puedes beneficiarte de la tarifa plana que reduce las cotizaciones a la Seguridad Social a 80 € al mes durante 12 meses.
Efectuada esta inscripción, regresas de nuevo a la Agencia Tributaria y te registras en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores utilizando el formulario 037 (si eres autónomo) y 036 (si eres una sociedad mercantil). A partir de ese momento puedes facturar, cobrar el IVA y deducirte el que has pagado.
Con este paso, tu actividad profesional está completamente legalizada. Ni que decir tiene, que si ya eres autónomo antes de emprender el negocio, este paso te lo ahorras.
Licencia de apertura.
Para abrir tu negocio a la calle, o las clientes potenciales que te van a visitar de manera presencial, necesitas solicitar una licencia de apertura a tu ayuntamiento.
La licencia te la conceden una vez que los técnicos del ayuntamiento han visitado el local, despacho o instalaciones, han comprobado que la información que declaraste en la solicitud es cierta y que el lugar reúne todas las condiciones para efectuar la actividad que deseas realizar.
Los ingenieros de Prada Ingenieros, un estudio de ingenieros técnicos con sede en Pozuelo de Alarcón y que llevan más de 30 años gestionando y supervisando licencias de apertura en todo el país, señalan que es importante contar con un informe previo elaborado por un ingeniero técnico antes de iniciar la solicitud.
Desde Prada Ingenieros, especialistas en la tramitación de la declaración responsable en Pozuelo de Alarcón, señalan que es importante contar con un informe previo elaborado por un ingeniero técnico antes de iniciar la solicitud.
Este estudio profesional allana el camino. Los ingenieros comprueban que todas las instalaciones están en correcto estado y que el establecimiento cumple todos los requisitos exigidos tanto a nivel municipal como contemplados en las leyes nacionales y europeas, ajustados al sector o actividad económica a la que el negocio se adscribe.
La investigación de los ingenieros puede detectar carencias o puntos débiles, que son necesarios reforzar, acompañándolo de una serie de recomendaciones para resolver el problema, que si el emprendedor las realiza, aumentan sus posibilidades de obtener la licencia de apertura.
Ten en cuenta, que sin esta licencia no se puede abrir el negocio al público.
Inscripción en otros registros.
Dependiendo de la actividad que se vaya a realizar, el negocio deberá inscribirse en un registro sectorial. Así, por ejemplo, la AESAN (Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición) indica que toda empresa o negocio que se dedique a la producción, transformación o venta de alimentos debe inscribirse en el Registro Sanitario de Seguridad Alimentaria de su comunidad autónoma. Quedan excluidos de este registro las pequeñas tiendas (carnicerías, pescaderías, ultramarinos) y los bares y restaurantes, al ser considerados negocios minoristas.
Sin embargo, un bar o restaurante sí requiere una licencia especial (C1, C2, C3) y la certificación APPCC de manipulación de alimentos, que otorga la comunidad autónoma.
Por otro lado, los establecimientos turísticos: hoteles, apartamentos, agencias de viajes, casa rurales y negocios de turismo rural deben inscribirse en el Registro de Empresas Turísticas de su comunidad autónoma.
Todas las actividades industriales, con independencia de la rama de la industria a la que se dediquen, debe apuntarse al Registro Autonómico de Establecimientos Industriales. Una obligación que se extiende a los negocios de reparación que están de actualidad debido al auge de la economía circular.
Si un taller de cualquier tipo comienza a colaborar en la construcción de obras a modo de contrata o subcontrata, previamente a aceptar los trabajos, deberá registrarse en el Registro de Empresas Autorizadas (REA). Estamos pensando en fontaneros, electricistas, carpinterías metálicas, etc., que además de prestar servicios a domicilio, pueden verse involucrados, en un momento dado, en la construcción o reforma de un edificio.
La mayoría de las inscripciones a estos registros deben efectuarse en el plazo de un mes desde la legalización de la actividad (alta en Hacienda y la seguridad social) e inscripción en el Registro Mercantil en caso de que se trate de una empresa.
Prevención de Riesgos Laborales.
Todos los centros de trabajo, aunque la actividad que se desempeñe en ellos nos parezca segura, deben contar con un plan de riesgos laborales o como mínimo cumplir las directrices, que le atañen, en materia de seguridad e higiene en el trabajo.
Esta obligación afecta a todo tipo de negocios. Incluso aquellos en los que trabaja solo el autónomo o el emprendedor. No cumplir estas normas es objeto de sanción.
La web oficial Salud Castilla y León señala que el plan de riesgos laborales es un documento que define la estructura organizativa de la empresa o negocio, las responsabilidades, las funciones, las prácticas, los procedimientos, los protocolos y los recursos necesarios para realizar la acción de prevención de riesgos laborales.
Es importante saber detectar los riesgos en materia de seguridad e higiene que se dan en el centro de trabajo. Así, por ejemplo, en una oficina en la que solo se trabaja delante del ordenador, hay que valorar el efecto que produce sobre la salud la exposición continuada a las pantallas de las computadoras o los problemas sobre la columna que puede ocasionar trabajar todos los días sentados en sillas que no son ergonómicas.
En un negocio pequeño no es necesario contar con un plan de riesgos laborales, pero si se deben cumplir las directrices de seguridad obligatorias (extintores, salidas de emergencia, ventilación, etc.) y aquellas que afecten a la actividad que se realice en el lugar.
Seguros obligatorios y recomendables.
Este es otro asunto que se debe tener en cuenta antes de iniciar la actividad. En los negocios existen seguros que son obligatorios y que el emprendedor debe tener suscritos y otros que son muy recomendables que los tenga.
Las empresas que se dedican al sector de la construcción deben tener un Seguro Decenal. Un seguro que protege a los propietarios de los daños y averías que se pudieran producir en el edificio en los 10 años siguientes a la finalización de las obras.
Si un negocio trabaja con coches de empresa, estos vehículos deben estar asegurados. Como sucede con cualquier vehículo que circula por la vía pública.
El establecimiento comercial, o las instalaciones en las que se realiza la actividad, deberían contar con un seguro multi-riesgo que protegiera el espacio físico de posibles situaciones que pudieran ocasionaran algún tipo de daño. Desde un incendio, hasta un robo o la rotura de cañerías.
Un seguro nada desdeñable es el seguro de responsabilidad civil. Una seguranza que protege al empresario o emprendedor de daños que pudiera causar a terceros, de manera involuntaria, derivados de actos o acciones cometidos en el desarrollo de su actividad.
Cada sector o actividad tiene una serie de seguros obligatorios y/o recomendables sobre los que es necesario que el emprendedor se informe.
Documentación administrativa obligatoria.
Por último, todo negocio debe contar con ciertos documentos oficiales que debe guardar en su local o establecimiento.
El primero de ellos es el libro de visitas. Este es un libro rojo que el negocio debe poner a disposición del inspector de trabajo cuando realiza una visita. En este libro, el inspector dejará constancia de que ha visitado el lugar y podrá escribir las anotaciones que considere oportunas.
En la actualidad, las notificaciones de Inspección de Trabajo se realizan, principalmente, de manera telemática, por medio de e-mails. Sin embargo la presencia de los libros sigue siendo habitual en muchos negocios creados antes del 2016.
Si se trabaja cara al público, lo que sí es obligatorio, es disponer de hojas de reclamación otorgadas por la Oficina de Protección al Consumidor, u órgano análogo, de la comunidad autónoma.
En estos impresos oficiales, un cliente descontento puede dejar constancia de una queja o reclamación en un documento que se rellena a mano y se calca por triplicado. Este impreso se rellena con los datos del negocio (dirección, NIF, etc.) el día y hora de la reclamación, el asunto que la ha suscitado, y las alegaciones del cliente estime oportunas, escritas de su puño y letra. El operario que lo ha atendido también tiene un espacio para dejar su opinión.
De las tres copias del impreso, una se la lleva el cliente, otra se remite a la oficina de consumo y una tercera se queda en el local.
Todas estas son las gestiones que se deben realizar para poner en marcha un negocio. Algunas nos pueden parecer complicadas o farragosas, pero para ello nos podemos apoyar en profesionales, como una asesoría, para que nos ayuden.
