Emprender un negocio puede ser de lo más gratificante aunque se trata de una carrera de fondo que, en ocasiones, puede llegar a ser extenuante. Facilitar algunos aspectos relativos a la gestión de una empresa, es la misión de la gestión documental. Lo relativo al papeleo, puede verse muy simplificado dentro del mundo empresarial, si se utilizan las herramientas adecuadas.
Nos encontramos inmersos en un mundo empresarial, cada vez más digitalizado. Razón de peso para que las soluciones digitales que faciliten la gestión documental a los emprendedores y emprendedoras, se hayan convertido en herramientas de carácter esencial, a la hora de optimizar procesos y aumentar la eficiencia. Este tipo de innovaciones, hace posible que las emprendedoras, organicen, almacenen y tengan acceso a la información de forma ágil, sencilla y minimizando el tiempo y los costes asociados a la gestión convencional. Adoptar el uso de este tipo de tecnologías, simplifica la administración y potencia la toma de decisiones informadas, lo que ayuda a impulsar el crecimiento y la competitividad en el mercado.
Con objeto de facilitar esta tarea, existen varias opciones, utiliza herramientas como Google Drive, Dropbox o Trello, unido con software específico como Docuware que facilitan la gestión documental a las emprendedoras. Así nos lo hacen saber nuestros amigos de MOD Gestión Documental de Empresas, expertos en servicios de gestión y custodia documental.
En la actualidad, disponer de una buena gestión documental durante el emprendimiento y después, resulta tan esencial como llevar una buena contabilidad. De una correcta gestión, derivan la eficiencia operativa y la automatización de tareas, antes, realizadas de forma manual. Por lo que podemos decir que la organización eficiente de los documentos, permite optimizar el tiempo y los recursos de toda empresa u organización, siendo de especial importancia, adoptar esta medida, desde el inicio del emprendimiento.
Implicaciones de una gestión documental digital
Como decíamos en el párrafo anterior, la gestión documental digital, es un proceso fundamental a la hora de alcanzar la eficiencia operativa. Mediante un sistema de gestión documental, es posible automatizar tareas y contar con una organización eficiente de los documentos y archivos, concernientes a la empresa. Lo que puede evitar muchos quebraderos de cabeza a largo plazo.
Aplicando una gestión documental desde el emprendimiento, se optimizan tiempo y recursos, al mismo tiempo que se garantiza la integridad y accesibilidad de la información. Transformar los documentos físicos en digitales, facilita su posterior recuperación y se minimiza notablemente el riesgo de pérdida. Dentro de un entorno de emprendimiento, cada vez más dinámico, este tipo de gestión se ha convertido en una herramienta esencial, que permite un mejor toma de decisiones y la mejora continua.
Esto nos lleva a los recursos que ofrece la tecnología de información y la comunicación, a la gestión documental para emprendedoras. Estas herramientas son esenciales para llevar a cabo una correcta gestión documental, dado que facilita un entorno digital eficiente para crear, almacenar y organizar documentos. Del mismo modo que permite editar y compartir los archivos de forma electrónica, optimizando el tiempo y los recursos, contribuyendo a la sostenibilidad al disminuir el uso de papel y, minimizar las tareas manuales.
Al implementar las TIC, las emprendedoras pueden mejorar su productividad y la agilidad de la gestión, desde el inicio del emprendimiento. Como sabemos, la digitalización ha transformado de forma radical la gestión de documentos comerciales, proporcionando un acceso rápido y organizado de la información. Archivar de forma electrónica la documentación, en el repositorio adecuado, permite a las emprendedoras, optimizar la eficiencia de sus procesos, incrementando su productividad. Además, garantiza que los documentos oficiales sean gestionados, conforme a la normativa vigente, garantizando la integridad y la seguridad de la información de la empresa.
Puesto que nos encontramos en un mundo en el que el tiempo constituye uno de los recursos más valiosos, implementar este tipo de tecnología eficiente, se ha erigido como una necesidad imperativa. Las herramientas digitales desarrolladas a tal fin, no solo permiten automatizar esas tareas repetitivas, también permite llevar a cabo una mejor gestión de los proyectos y una mejor y más fluida comunicación entre equipos. Adoptar este tipo de soluciones, siendo la más adecuada para cada tipo de emprendimiento, permite a la emprendedora, optimizar sus procesos, reducir los costes (esencial desde el primer momento) e incrementar la productividad. Esto se traduce en un crecimiento sostenible y en capacidad de adaptación a los cambios del mercado.
Por otro lado, la tecnología eficiente, fomenta la innovación y creatividad en el entorno laboral. Libera a los empleados y, por supuesto, a la emprendedora, de las cargas administrativas pesadas y se les ofrece la oportunidad de centrarse en otras actividades de la empresa, como la estrategia que aporta valor al emprendimiento. La inversión en los programas de gestión y las herramientas colaborativas adecuadas, mejoran el rendimiento individual y promueven un ambiente de trabajo más dinámico y colaborativo.
Herramientas clave para una buena gestión documental
Venimos diciendo y repitiendo que la gestión documental es esencial, para que cualquier emprendedora optimice sus procesos y mejoren la eficiencia desde el principio. Implementar las herramientas digitales que permitan hacer más fácil la organización, el almacenamiento y la posterior recuperación de documentos, puede marcar la diferencia. Sistemas como el almacenamiento en la nube, permiten realizar un acceso remoto y la colaboración en tiempo real, en tanto que el software de gestión documental, ayuda a la hora de clasificar y archivar la información necesaria, de forma sistemática, lo que minimiza el riesgo de pérdida de datos.
Otra de las herramientas clave, la encontramos en la automatización de flujos de trabajo que, permite que se realicen aquellas tareas repetitivas de forma eficiente, lo que ahorra tiempo y recursos. Integrar las soluciones de forma electrónica, mejora la seguridad y aprobación de los documentos. El uso de este tipo de herramientas, no solo permite optimizar la gestión documental, fomenta, como ya hemos dicho, un ambiente de trabajo menos sobrecargado, más colaborativo y productivo, que se adapta a las necesidades digitales actuales.
Si nos referimos de forma más directa al mundo del emprendimiento, para las emprendedoras, la eficiencia, es por igual, la clave del éxito empresarial. Simplificar la carga administrativa todo lo posible, permite a las emprendedoras centrarse en lo verdaderamente importante: hacer crecer el negocio y que se expanda. Recurrir al uso de herramientas digitales que permitan automatizar las tareas repetitivas, como puede ser la facturación o la gestión del inventario, puede ayudar a liberar tiempo de gran valor para destinarlo a otras cuestiones. De tal manera que, las emprendedoras, pueden poner más energía en la innovación y conectar con sus clientes, lo que resulta mucho más enriquecedor y agradecido, tanto a nivel personal, como para los clientes.
Sin olvidar que una gestión administrativa más ágil, contribuye en gran medida a tomar mejores decisiones a nivel estratégicos. Tener acceso a datos en tiempo real, permite a las emprendedoras que puedan identificar las oportunidades de mejora y reaccionar con mayor rapidez, a los continuos cambios del mercado. Por lo que implementar soluciones que simplifiquen todo este tipo de procesos, reduce el estrés y la carga laboral, potenciando la rentabilidad del negocio. Dentro de un entorno competitivo como es el mundo empresarial, adoptar enfoques de emprendimiento inteligente, es clave para destacar y alcanzar el éxito de forma sostenible.
Por lo que podemos concluir que, la gestión documental, resulta indispensable dentro del mundo empresarial, sea cual sea la envergadura o trayectoria de la organización. Sin embargo, las soluciones digitales desarrolladas para emprendedoras en gestión documental, son la clave de su permanencia. No solo optimizan el tiempo y los recursos, potencian la productividad y la eficiencia en todo proceso empresarial. Con la adopción de este tipo de herramientas desde el inicio del emprendimiento, las emprendedoras, pueden centrarse en lo que realmente importa: hacer que el negocio crezca y fomentar la innovación dentro del mismo.
No hay que olvidar que nos encontramos en un mundo cada vez más digitalizado, por lo que invertir en gestión documental digital, constituye un paso esencial para lograr un éxito sostenible en el tiempo y a nivel medioambiental.
Los pasos clave que debe dar la emprendedora para realizar una buena gestión documental son los siguientes:
- Analizar las necesidades, identificando los documentos que se generan y reciben.
- Elegir las herramientas adecuadas como el software de gestión documental, el almacenamiento en la nube y las carpetas compartidas en red.
- Digitalización de documentos, escaneando los físicos para convertirlos en digitales.
- Organizar y clasificar, mediante un sistema de carpetas, etiquetas o metadatos.
- Definir el flujo de trabajo.
- Establecer permisos de acceso.
- Realizar copias de seguridad de forma periódica.
- Revisar de forma periódica la eficacia del sistema y ajustar si es necesario.
Si en una empresa pequeña, se pueden pasar dos horas y media buscando documentos que no aparecen, una media de ocho, trabajando con documentos compartidos sin control, con los consiguientes problemas y retrasos y, desperdiciando así tiempo de trabajo, la mejor opción, es pasarse a la gestión documental. Desde que se inicia un proyecto de emprendimiento, contar con una buena gestión documental, apoyada en las herramientas adecuadas, puede marcar la diferencia para el negocio. Diferencia que supone sobrevivir en un mercado competitivo, o morir en el intento.
